Yevmiye Kayıt İşlemlerinde Hatalı Uygulamaların Olması (Sayıştay)

BULGU: Yevmiye Kayıt İşlemlerinde Hatalı Uygulamaların Olması

2021 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – Büyükşehir İlçe Belediyesi

İdarenin 2021 yılı yevmiye defterinde toplam 336 adet yevmiye numarasının boş bırakıldığı, ayrıca ilgili mevzuat hükümlerine aykırı olarak geriye dönük kayıtların yapıldığı görülmüştür.
a) Yevmiye Defterinde Boş Yevmiye Kayıtlarının Bulunması
Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin “Yevmiye sistemi, muhasebeleştirme belgeleri ve açılış kayıtları” başlıklı 43’üncü maddesinin birinci fıkrasında; muhasebe kaydına konu olan mali işlemlerin, yevmiye tarih ve numara sırasına göre ve maddeler halinde yevmiye defterine günlük olarak kaydedileceği, buradan da usulüne göre büyük defter ve yardımcı defterlere sistemli bir şekilde dağıtılacağı belirtilmiştir.
Aynı Yönetmelik’in “Kullanılacak defterler ve kayıt düzeni” başlıklı 44’üncü maddesine göre de; yevmiye defteri, kayda geçirilmesi gereken işlemlerin yevmiye tarih ve numarasıyla ve maddeler halinde düzenli olarak yazıldığı müteselsil sıra numaralı defterdir.
Mevzuat hükümlerinden de anlaşılacağı üzere yevmiye defterine kayıtların müteselsil olarak yapılması ve her bir işleme ayrı bir yevmiye numarası verilmesi gerekmektedir.
Yapılan incelemede; İdarenin 2021 yılı yevmiye defterinde mevzuat hükümlerine aykırı olarak toplam 336 adet yevmiye numarasının boş bırakıldığı tespit edilmiştir.
Yukarıda yer alan denetim tespiti üzerine, İdare tarafından, maaş ödemeleri ile ilgili yapılan işlemlerde otomatik muhasebeleştirme modülünün kullanımı nedeniyle boş yevmiye kayıtlarının oluştuğu, konu ile ilgili gereken hassasiyetin gösterileceği ifade edilmiştir.
Sonuç olarak, muhasebe sisteminin yevmiye numaralarının boş kalmasına izin vermeyecek şekilde kurulması gerekmektedir.
b) Geriye Dönük Yevmiye Kaydı Yapılması
Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin 43 ve 44’üncü maddelerindeki hükümlerden anlaşılacağı üzere, İdare tarafından gerçekleştirilen muhasebe kaydına konu mali işlemlerin yevmiye tarihi ve numarası ile birlikte, (1)’den başlayarak hesap döneminin sonuna kadar sıralı ve birbirini takip eder şekilde ve geriye dönük herhangi bir kayıt yapılmaksızın yevmiye defterine kaydedilmesi gerekmektedir.
Yapılan incelemede; yevmiye numaraları ile yevmiye tarihlerinin uyumlu olmadığı, geriye dönük kayıtların yapıldığı tespit edilmiştir. Şöyle ki: yevmiye numarasına göre küçükten büyüğe sıralı olan bir yevmiye defterinde her bir yevmiye kaydına ait tarih değerinin, kendisinden önce gelen yevmiye numaralarına ilişkin tarih değerlerinden büyük veya ona eşit olması beklenmektedir. Bu şartı sağlamayan yani kendisinden önce gelen yevmiye numaralarına ait tarih değerlerinden küçük olan bazı yevmiye kayıtları bulunmaktadır. Bu hususa ilişkin olarak aşağıdaki tabloda da 20 adet örnek gösterilmiştir.
Tablo 14: 2021 Yılı Yevmiye Numaraları ile Yevmiye Tarihlerinin Uyumlu Olmadığını Gösterir Örnek İcmal

Yukarıda yer alan denetim tespiti üzerine, İdare tarafından, mesai bitiminden sonra internet üzerinden yapılan tahsilatların gece saat 00.00’a kadar yapıldığından muhasebe kayıtlarının takip eden güne sarktığı, her iki durum ile ilgili olarak gereken özenin gösterileceği ifade edilmiştir.
Sonuç olarak, İdarenin muhasebe kayıtlarını/yevmiye kayıtlarını Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği hükümlerine uygun olarak yapması gerekmektedir.
Tel: 0 312 295 30 00; Faks: 0 312 295 48 00
e-posta: sayistay@sayistay.gov.tr
https://www.sayistay.gov.tr
EKLER
EK 1: ÖNCEKİ YIL/YILLAR SAYIŞTAY DENETİM RAPORUNA
İLİŞKİN İZLEME FORMU