|
ÖZET: Yevmiye kayıtlarında tespit edilen mükerrer kayıtlar, kullanılan yazılım programının hatalı olmasından kaynaklanmaktadır. 2024 yılı Sayıştay Denetim Raporları’na göre, ödeme emirleri ve muhasebe işlem fişlerindeki yevmiye kayıtları, Birleşik Veriler Defterine (BVD) birden fazla kez kaydedilmiştir. Örneğin, 1060 no.lu ödeme emrinde 160 no.lu hesap 6 defa borç olarak, 103 no.lu hesap ise 6 defa alacak olarak kaydedilmiştir. Bu durum, mali hizmetler birimine bildirildikten sonra bile devam etmiştir.
Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği, yerel yönetimlerin hesap ve kayıtlarında düzenin sağlanmasını ve işlemlerin doğru bir biçimde muhasebeleştirilmesini amaçlamaktadır. Ancak, mevcut yazılım programı bu hedeflere ulaşılmasını engellemektedir. 2024 yılı Nisan ayında yapılan kontrollerde bazı düzeltmeler yapılmış olsa da, 2023 yılına ait bilanço hesaplarının doğruluğu sorgulanmaktadır. Emlak İstimlak Müdürlüğü ile yapılan görüşmelerde, hatalı yazılımın Emlak Vergisi tahsilat oranlarını olumsuz etkileyebileceği belirtilmiştir. 2024 yılından önceki tahakkukların henüz kontrol edilmediği ve düzeltilmediği için, bu durumun 2024 yılı vergi rakamlarını da etkilemesi muhtemeldir. Sonuç olarak, 2024 yılı yevmiye kayıtlarındaki mükerrer kayıtlar düzeltilmiş olsa da, diğer birimlerin kayıtlarının kontrol edilmesi ve gerekli düzeltmelerin yapılması gerekmektedir. |
BULGU: Yevmiye Kayıtlarındaki Hesapların Birleşik Veriler Defterine Mükerrer Kaydedilmesi
2024 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – Büyükşehir İlçe Belediyesi
Kullanılan yazılım programının hatalı olmasından kaynaklanan; bütün ödeme emirlerindeki ve muhasebe işlem fişlerindeki (MİF) yevmiye kayıtlarındaki hesapların ve tutarlarının Birleşik Veriler Defterine (BVD’ye ) mükerrer olarak kaydedildiği saptanmıştır.
Tüm yevmiye kayıtlarındaki hesapların 2’şer defa kaydedildiği anlaşılınca; düzeltilmeleri için mali hizmetler birimine durum bildirildikten sonra da her hesaba 6’şar defa kayıt yapıldığı görülmüştür.
Örnek olarak 1060 no.lu Ödeme Emri belgesinde avans ödemesinde 160 no.lu hesap 25.000 TL (borç), 103 no.lu hesap 25.000 TL (alacak) iken; BVD’de 160 no.lu hesap 6 defa (borç), 103 no.lu hesap 6 defa (alacak) olarak kaydedilmiştir. Yine örnek olarak 1084 no.lu yevmiyedeki MİF üzerinde 102 Banka hesabı 163.262 TL (borç) ve 361 Ödenecek SSK kesintisi 163.262 TL (alacak) olduğu halde; BVD’de 102 no.lu hesap 6 defa 163.262 TL (borç) ve 361 no.lu hesap 6 defa 163.262 TL (alacak) kaydedilmiştir.
27.05.2016 tarihli ve 29724 mükerrer sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin 1’inci maddesinde;
“(1) Bu Yönetmeliğin amacı, il özel idaresi, belediye, bağlı idare ve birliklerin; gelir ve gider bütçelerinin hazırlanması, kesin hesabın çıkarılması, hesap ve kayıt düzeninde saydamlık, hesap verilebilirlik ve tekdüzenin sağlanması, işlemlerinin kayıt dışında kalmasının önlenmesi, faaliyetlerinin gerçek mahiyetlerine uygun olarak sağlıklı ve güvenilir bir biçimde muhasebeleştirilmesi; mali tablolarının zamanında, doğru, muhasebenin temel kavramları ve genel kabul görmüş bütçe ve muhasebe ilkeleri çerçevesinde, uluslararası standartlara uygun, yönetimin ve ilgili diğer kişilerin bilgi ihtiyaçlarını karşılayacak ve kesin hesabın çıkarılmasına temel olacak; karar, kontrol ve hesap verme süreçlerinin etkili çalışmasını sağlayacak şekilde hazırlanması ve yayımlanmasına ilişkin usul, esas, ilke ve standartların belirlenmesidir.” hükümleri mevcuttur.
İlgili Yönetmelik hükümleri ile, mahalli idarelerin hesap ve kayıtlarında tekdüzenin sağlanması, işlemlerinin kayıt dışında kalmasının önlenmesi ve mali tablolarının doğru ve bütçe ve muhasebe ilkeleri çerçevesinde ve kesin hesabın çıkarılmasına temel olacak şekilde hazırlanması amaçlanmıştır.
Kullanılan yazılım programı, yevmiye kayıtlarında hatalara neden olmaktadır. Belirtilen hata yıl sonuna kadar düzeltilememiş, ancak 2024 yılı Nisan ayında yapılan kontrolde düzeltildiği görülmesine karşın 2024 yılı mali tablolarına yansıması tespit edilemeyip; bu hatalı yazılım programı 2023 yılında ve evvelki yıllarda da kullanıldığı için 2023 yılı Bilanço hesaplarının rakamlarının doğru olup olmadığı bilinememekte ve 2024 yılı açılış Bilançosundaki hesapların rakamlarının doğru olup olmadığı kontrol edilememektedir. Kullanılan hatalı yazılım programının yerine muhasebe sistemi ile uyumlu bir muhasebe programına geçilmesi gerekmektedir.
Kamu İdaresi cevabında; kullanılan yazılım programının hatalı olmasından kaynaklanan bütün ödeme emirlerindeki ve muhasebe işlem fişlerindeki (MİF) yevmiye kayıtlarındaki hesapların ve tutarlarının Birleşik Veriler Defterine (BVD’ye ) mükerrer olarak kaydedildiğini ve. tüm yevmiye kayıtlarındaki hesapların 2’şer defa kaydedildiği anlaşılınca; düzeltilmeleri için mali hizmetler birimine durum bildirildikten sonra da her hesaba 6’şar defa kayıt yapıldığının görüldüğünü, kullanılan hatalı yazılım programının yerine muhasebe sistemi ile uyumlu yeni bir muhasebe programına geçildiği için söz konusu mükerrer kayıtların düzeltildiğini bildirmiştir. Ancak Emlak İstimlak Müdürlüğü ile yapılan görüşme sonucu: vergi tahsilat oranlarının düşük olmasının bir nedeni olarak hatalı yazılım programı nedeni ile Emlak Vergisinde mükerrer tahakkukların yapılmış olabileceğini, 2024 yılından önceki Emlak Vergisi tahakkuklarının henüz kontrol edilip düzeltilmediğini, bu nedenle Emlak Vergisi tahsilat oranlarının düşük görünmesine neden olabileceğini ve bunun 2024 yılı Emlak Vergisi rakamlarını etkileyeceğini söylemiştir.
Sonuç olarak; 2024 yılının yevmiye kayıtlarında yapılan kontrolde Mali Hizmetler Müdürlüğünün hesaplarındaki mükerrer kayıtlarının düzeldiği görülmüştür. Ancak Emlak İstimlak Müdürlüğü ile yapılan görüşme sonucu: vergi tahsilat oranlarının düşük olmasının bir nedeni olarak hatalı yazılım programı nedeni ile Emlak Vergisinde mükerrer tahakkukların yapılmış olabileceğini, 2024 yılından önceki Emlak Vergisi tahakkuklarının henüz kontrol edilip düzeltilemediğini, bu nedenle Emlak Vergisi tahsilat oranlarının düşük görünmesine neden olabileceği söylenmiş; bunun 2024 yılı Emlak Vergisi rakamlarını etkilemesi nedeniyle 2024 yılında ve 2024 yılından önceki yıllarda kullanılan hatalı muhasebe programından veya bu programın uygulanmasından kaynaklanan 2024 yılına ait mükerrer muhasebe yevmiye kayıtları düzeltilmiş olsa bile; Mali Hizmetler Müdürlüğü dışındaki birimlerin 2024 yılından önceki kayıtlarının tamamen düzelip düzelmediğine ilişkin herhangi bir kontrol yapılamamaktadır. Eski muhasebe programının uygulanmasından kaynaklanan hatalar 2024 yılı mali tablolarını etkileyeceği için 2024 yılından önceki kayıtların mükerrer olup olmadığının kontrol edilmesi ve düzeltilmesi gerekir.