| ÖZET: 2022 yılı Sayıştay Denetim Raporu’na göre, İl Özel İdaresi’nde yevmiye kayıtlarının tarih ve numaralarının teselsül etmediği, geriye dönük kayıt yapıldığı ve bazı kayıtların silindiği tespit edilmiştir. Yönetmelik hükümlerine göre, muhasebe işlemleri düzenli bir şekilde kaydedilmeli ve hatalar yeni kayıtlarla düzeltilmelidir. Yazılım kullanımı nedeniyle kayıtların doğruluğu ve güvenilirliği risk altındadır; bu nedenle önleyici kontrollerin oluşturulması gerekmektedir. |
BULGU: Yevmiye Sisteminde Geriye Dönük Olarak Kayıt Yapılması ve Boş Yevmiyelerin Bulunması
2022 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – İl Özel İdaresi
Yevmiye tarihi ve numaralarının birlikte teselsül etmediği, geriye dönük yevmiye kaydı yapıldığı ve bazı yevmiye kayıtlarının silindiği görülmüştür.
Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin “Yevmiye sistemi, muhasebeleştirme belgeleri ve açılış kayıtları” başlıklı 43’üncü maddesinde, muhasebe işlemlerinin, yevmiye tarihi ve müteselsil sıra numarasına göre maddeler halinde önce yevmiye defterine günlük olarak kaydedileceği, buradan usulüne göre büyük defter ve yardımcı hesap defterlerine sistemli bir şekilde dağıtılacağı, muhasebeleştirme belgelerinin yevmiye tarih ve numarası sütunlarına, gerçekleşen işlemlerin kayda geçirildikleri tarih ile hesap döneminin başında (1)’den başlayıp, hesap döneminin sonuna kadar devam eden birer numara verileceği ifade edilmiştir.
Belirtilen Yönetmeliğin “Kullanılacak Defterler Ve Kayıt Düzeni” başlıklı 44’üncü maddesinde, yevmiye defterinin, kayda geçirilmesi gereken işlemlerin yevmiye tarih ve numarasıyla ve maddeler halinde düzenli olarak yazıldığı müteselsil sıra numaralı defter olduğu ifade edilmiştir.
Aynı Yönetmeliğin “Kayıt Yanlışlıklarının Düzeltilmesi” başlıklı 503’üncü maddesinde de, kurumsal, fonksiyonel ve finansman tipi sınıflandırma kodlarında yapılan kayıt hatalarının düzeltilmesi durumu hariç olmak üzere, yevmiye kayıtlarında meydana gelebilecek her türlü yanlışlığın ancak muhasebe kaydıyla düzeltileceği tespit edilmiştir.
Öte yandan Genel Yönetim Muhasebe Yönetmeliği’nin “Kayıt Düzeni ve Kayıt Düzeltmesi” başlıklı 18’inci maddesinde ise, kamu idarelerinin muhasebe birimlerinin, muhasebe işlemlerini, gerçekleşme sırasına göre düzenli bir şekilde hesap dönemi başında 1’den başlamak üzere hesap döneminin sonuna kadar numaralandırarak kaydedecekleri, muhasebe kayıtlarının ancak yeni bir muhasebe kaydı ile düzeltileceği, muhasebe belgesinde de düzeltme işleminin gerekçesine yer verileceği belirtilmiştir.
Anılan hükümlerden de anlaşılacağı üzere, muhasebe yevmiye kayıtlarının, yılbaşından yılsonuna kadar tarih ve sıra takip ederek ve sıra numarası atlanmadan kaydedilmesi yani geriye dönük yevmiye kaydının yapılmaması, diğer taraftan, herhangi bir yevmiye kayıt hatası yapıldıysa, hatalı yevmiye kaydı silinmeden, yeni bir yevmiye kaydıyla ve düzeltme işleminin ayrıntılı gerekçesiyle birlikte düzeltilmesi gerekmektedir.
Yapılan incelemede; idarenin 4.039 adet muhasebe kaydının yevmiye tarihlerinin ve numaralarının peş peşe gelecek şekilde kaydedilmediği, yani tarihlerin ve numaraların birlikte doğru bir şekilde teselsül etmediği ve dolayısıyla geriye dönük yevmiye kaydı yapıldığı, 482 adet yevmiye kaydının ise silindiği tespit edilmiştir.
Kamu idaresi tarafından verilen cevapta; idareye hatalı ya da eksik bilgi verilmesinden, bazen idarenin diğer birimlerince muhasebe işlem fişinde ilgilisinin T.C. kimlik veya vergi numaralarının sehven yanlış bildirilmesinden ya da ilgilisinin dekontlar üzerinde hiç gösterilmemesinden kaynaklı olarak bazı yevmiye kayıtlarında güncellemenin yapıldığı, ayrıca Muhasebe İşlem Fişlerinde doğrudan bütçenin kurumsal, fonksiyonel, finans ve ekonomik kodlarından kaynaklı ya da Muhasebe İşlem Fişinin muhasebeleştirilmesindeki gerekli bilgilerin diğer müdürlüklerce geç bildirilmesinden kaynaklı muhasebe işlemlerinde bazı düzeltmelerin yapıldığı, Genel Yönetim Muhasebe Yönetmeliği’nin 18. Maddesi ve Taslak Denetim Raporunda belirtilen diğer Mevzuat Hükümlerine dikkat edilerek işlem tesis edilmesine 2023 yılı itibari ile gerekli dikkat ve hassasiyetin gösterileceği belirtilmiştir.
Sonuç olarak muhasebe kayıtlarının yazılım kullanılarak yapıldığı göz önüne alındığında, söz konusu ortamda kayıtların geçmişe dönük veya yevmiye atlanarak kayıt yapılabilmesi kayıtların doğruluğu, güvenliliği ve güvenilirliğine ilişkin bir risk teşkil etmektedir. Bu nedenle kullanılan yazılım üzerinde gerekli önleyici kontroller oluşturularak yalnızca mevzuat hükümleri doğrultusunda kayıt yapılabilmesinin sağlanması gerekmektedir.