|
ÖZET: Yurt içi seyahatlerde Seyahat Yönergesi’ne uyulmaması, 2024 yılı Sayıştay denetim raporlarında belirgin bir şekilde ortaya konmuştur. Belediye şirketinin Genel Müdürü Vekili’nin gerçekleştirdiği seyahatler, ilgili yönergenin hükümlerine aykırı olarak gerçekleştirilmiştir. Seyahat Yönergesi’nin 3. maddesi, iş seyahatlerinin yıllık bütçede planlanmasını ve seyahate çıkmadan önce Seyahat Talep Formu’nun doldurulmasını zorunlu kılmaktadır. Ayrıca, seyahatlerin onaylanması ve yönerge hükümlerinin uygulanmasından sorumlu olanlar da net bir şekilde tanımlanmıştır.
Genel Müdür Vekili’nin Ankara’ya yaptığı ziyaretlerde, konaklama giderleri ve seyahat nedenleri hakkında çelişkili bilgiler bulunmaktadır. Özellikle, sendika toplantısına katılım gerekçesiyle yapılan harcamaların, gerçek durumu yansıtmadığı ve bu seyahatlerin yersiz bir şekilde şirket bütçesinden karşılandığı tespit edilmiştir. Yönetim Kurulu kararları doğrultusunda, seyahatlerin kimler tarafından ve hangi amaçla gerçekleştirileceği açıkça belirtilmişken, bu kurallara uyulmadığı anlaşılmaktadır. Sonuç olarak, Genel Müdür Vekili’nin ve Mali İşler Müdürlüğü’nün, Seyahat Yönergesi’ne aykırı hareketleri nedeniyle şirket kaynaklarının gereksiz yere harcandığı ortaya çıkmıştır. Bu durum, yasal faiziyle birlikte geri alınması gereken harcamalar yaratmakta ve ilgili kişiler hakkında gerekli süreçlerin başlatılması gerektiğini göstermektedir. |
BULGU: Yurt İçi Seyahatlerde Yönerge Hükümlerine Uyulmaması
2024 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – Belediye Şirketi
Şirket Genel Müdürü Vekili tarafından yapılan yurt içi seyahatinde Seyahat Yönergesi’ne uyulmadığı görülmüştür.
Şirketin Seyahat Yönergesinin “Seyahat planının oluşturulması” başlıklı 3’üncü maddesinde “İş Seyahatleri yıllık bütçede planlanır. Planlı/Plansız İş seyahatlerinde (yurt içi, yurt dışı) seyahate gidilmeden önce Seyahat Talep Formu doldurulur.” “Sorumluluk” başlıklı 4’üncü maddesinde “Bu yönerge hükümlerinin uygulanmasından seyahate çıkan personel, uygulatılmasından Genel Müdür, kontrolünden ise Mali İşler Müdürlüğü sorumludur.” ve “Görevlendirme yetkisi” başlıklı 5’inci maddesinde “Genel Müdür’ün yurt içi seyahatleri için Yönetim Kurulu’ndan onay alınır.” denilmektedir.
Seyahat yönergesinde yapılacak seyahatlerin yıllık bütçede planlanmasının esas olduğu, Planlı/Plansız İş seyahatlerine gidilmeden önce Seyahat Talep Formu doldurulacağı, Genel Müdür’ün yurt içi seyahatleri için Yönetim Kurulu’ndan onay alınacağı, yönerge hükümlerinin uygulanmasından seyahate çıkan personelin, uygulatılmasından Genel Müdürün, kontrolünden ise Mali İşler Müdürlüğünün sorumlu olduğu belirtilmiştir. Şirket Genel Müdürü’nün Ankara’ya yapmış olduğu ziyarete ilişkin konaklama giderinin 09.02.2024 tarihli muhasebe fişi ile giderleştirildiği, yapılan ödemeye 24.10.2023 tarih ve 152 numaralı yönetim kurulu kararının eklendiği, söz konusu kararda Genel Müdür Vekilinin … Sendikasının olağan genel kurulunda şirketi temsilen görevlendirildiğinin belirtildiği, Genel Müdür Vekili, Mali İşler Müdürlüğü ve bağlı olduğu Genel Müdür Yardımcısı tarafından imzalanan Seyahat Gider Formunda seyahat nedenin “.. Sendika toplantısı” olarak beyan edilerek ödendiği görülmüştür. Ancak;
Şirket Genel Müdür Vekilinin aynı yönetim kurulu kararıyla 25.10.2023 tarihinde Ankara’ya günübirlik gidip geldiği başka bir ziyareti gerçekleştirildiği ve Genel Müdür Vekili ile Mali İşler Müdürlüğünün bağlı olduğu Genel Müdür Yardımcısının imzasıyla düzenlenen “Seyahat Talep Formu” ile bu durumun beyan edildiği, ayrıca formda aynı gün gidip gelindiği belirtilmesine rağmen “Seyahat Gider Formuna” Ankara Esenboğa havalimanı içerisinde hizmet veren .İşletme Hizmetleri AŞ tarafından kesilen 27.10.2023 tarihli iki adet yemek faturasının da eklendiği, öte yandan olağan genel kurul toplantısına katılındığı, beyan edilen Sendikanın Tüzüğünde olağan genel kurul toplantılarının 4 yılda bir yapılacağı belirtildiği ve sendikanın web sitesinde 2023 yılında herhangi bir olağan genel kurul yapıldığına ilişkin bilgi bulunmamasına karşın söz konusu Ankara seyahatlerine ilişkin giderlerin Şirket tarafından karşılandığı anlaşılmıştır.
Şirket cevabında, Seyahat Yönergesi Kapsamında yapılan seyahate ilişkin seyahat talep formunun doldurularak belgelendirilmesi ve ilgili yönergeye göre yönetim kurulu kararına İZENERJİ İnsan Kaynakları Temizlik Bakım Onarım Enerji Güvenlik Hizmetleri 69
bağlanma sürecinin Mali işler Müdürlüğü tarafından yürütüldüğü, o dönemlerde Yönetim Kurulu Kararlarının günlük alındığı, Yönetim kurulu karar defterinin Yönetim kurulu Başkanı uhdesinde muhafaza edilmesi nedeniyle İlgili seyahate ilişkin sürecin kontrolünün zamanında sağlanamadığı, o dönem görevli olan Muhasebe Müdürünün seyahat talep formuna uygun kararı almadığı, işlemi kayda alırken eski kararı ek yaptığının gözlemlendiği, bahsi geçen Muhasebe Müdürünün görevden ayrıldığı ifade edilmiştir.
Şirket cevabında bulgu içeriğine herhangi bir itirazda bulunulmaksızın bütün sorumluluğun görevden ayrılan Mali İşler Müdürüne ait olduğu iddia edilmiştir. Ancak bulguya konu edilen seyahate ilişkin “Seyahat Talep Formunun” bizzat Genel Müdür Vekili ve mevcut Mali İşler Müdürlüğünün Bağlı olduğu Genel Müdür yardımcısının imzasıyla doldurulduğu, formun “seyahat sebebi” kısmının da Genel Müdür Vekilinin el yazısı ile “…. Sendikası Genel Kurulu” olarak beyan edildiği, hazırlanan formun ödenmesi için Mali İşler Müdürlüğüne gönderildiği ve bu suretle ödendiği, Seyahat yönergesinin hükümlerinin uygulanmasından seyahate çıkan personelin, uygulatılmasından Genel Müdürün sorumlu olacağının açıkça belirtildiği, mevcut durumda Genel Müdür vekilinin hem seyahate çıkan hem de yönergeyi uygulatan kişi olması sebebiyle asli sorumlu olduğu anlaşılmaktadır. Diğer sorumlu ve sorumluklara ilişkin açıklamalar bulgu içerisinde yapıldığından ayrıca değerlendirilecek bir husus bulunmamaktadır.
Şirket Yönetim Kurulu’nun, yurt içi ve yurt dışı seyahatlere ilişkin 2023-2024 yılı kararlarında, seyahatlerin kim tarafından, nereye ve kaç günlüğüne yapılacağının açıkça belirtildiği, dolayısıyla şirket seyahatlerinde üstü kapalı veya genel bir seyahat görevlendirmesi yapılmadığı, 2024 yılı içerisinde Genel Müdür’ün ilgili sendika ile görüşmesine ilişkin alınmış herhangi bir kararın bulunmadığı, kaldı ki 2023 yılına ilişkin kararla daha önceden Ankara’ya yapılan seyahate ilişkin giderlerin ödendiği ancak söz konusu seyahatte de Sendikanın olağan genel kurul toplantısının yapılıp yapılmadığına ilişkin herhangi bir bilgi ve belgeye ulaşılamadığı dikkate alındığından, seyahatlere ilişkin giderlerin yersiz bir şekilde şirketin tarafından ödendiği açıktır.
Genel Müdür Vekili’nin yönergeye aykırı olarak yapmış olduğu harcamaların Şirket tarafından ödenmemesi gerektiği, şirket kaynaklarından ödenen tutarların yasal faizi ile birlikte tahsil edilmesi ve hükümlere aykırı hareket eden Genel Müdür Vekili ve Mali İşler Müdürlüğünün bağlı olduğu Genel Müdür Yardımcısının Seyahat Yönergesi’nin uygulanmasındaki ihmalleri nedeniyle ve seyahat giderlerinin kontrolündeki ihmali nedeniyle İZENERJİ İnsan Kaynakları Temizlik Bakım Onarım Enerji Güvenlik Hizmetleri 70
İlaçlama ve Turizm Sanayi ve Ticaret Anonim Şirketi 2024 Yılı Sayıştay Düzenlilik
Denetim Raporu
Mali İşler Müdürlüğünün sorumluluğu bulunduğu dikkate alınarak gerekli sürecin işletilmesi sağlanmalıdır.