Belediye tarafından çeşitli işler için alınan teminat mektuplarından süresi dolanlar için yapılacak işlem (Sayıştay)

Muhasebe Yetkilisi Mutemetlerinin Görevlendirilmeleri, Yetkileri, Denetimi ve Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmeliğin  (R.G 31.12.2005) “Yıl Sonu İşlemleri” başlıklı 17’inci maddesinde:

“Muhasebebirimlerinin vezne ve ambarlarında bulunan hazır değerler, değerli kâğıtlar, menkul kıymet ve varlıklar ile teminat mektupları gibi değerler, mali yılın son günü itibarıyla muhasebe yetkilisinin veya yetki devrinde bulunduğu yardımcısının başkanlığı altında, ilgili muhasebe yetkilisi mutemedinin katılacağı ve en az üç kişiden oluşan kurul tarafından sayılır…Yıl sonunda yapılan sayımlarda; kasa ve bankada bulunan para mevcudu, alınmış ancak henüz tahsil edilmemiş çekler, kamu idaresine ve kişilere ait menkul kıymet ve varlıklar, teminat mektupları, değerli kağıtlar için ayrı ayrı olmak üzere tutanak düzenlenir ve sayım kurullarınca imzalanır.”

Hükmü yer almaktadır.

Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin 910 Teminat Mektupları Hesabı’na ilişkin “Hesabın İşleyişi” başlıklı 396’ncı maddesinin  (a) bendinde:

“Teminat olarak alınan değerlerin muhasebe biriminde gereksiz olarak bekletilmesini önlemek için; alınan teminata ait işin sonuçlandırılıp sonuçlandırılmadığı, mevzuatındaki süreler de dikkate alınarak muhasebe birimince takip edilir ve her mali yıl sonunda teminata ilişkin belgeler hakkında ilgili birimden yeni bilgi alınır ve alınan bilgi doğrultusunda söz konusu mektup ve belgeler ilgilisine veya ilgili bankaya iade edilir ya da ertesi mali yıla devredilir. Banka teminat mektupları, müteahhit veya müşterinin sözleşme yapmaya yanaşmaması ya da sözleşmeden doğan yükümlülüklerini yerine getirmemesi gibi ilgili mevzuatında belirtilen hallerin muhasebe birimine bildirilmesinden sonra paraya çevrilebilir. Banka teminat mektupları yukarıda belirtilen paraya çevrilme hallerinin dışında, teminat konusu iş devam ettiği sürece muhafaza edilir. Yapım işlerinde kesin hesap ve kesin kabul tutanağının onaylanmasından, diğer işlerde ise işin kabul tarihinden veya varsa garanti süresinin bitim tarihinden itibaren iki yıl içinde idarenin yazılı uyarısına rağmen talep edilmemesi nedeniyle iade edilemeyen kesin teminat mektupları hükümsüz kalır ve bankasına iade edilir.”

Denilmektedir.

Buradan anlaşılacağı üzere, bir teminat mektubunun ilgilisine veya ilgili bankasına iadesi veyahut ertesi yıla devri konularında takip görevi muhasebe birimine verilmiştir. Muhasebe Birimi her mali yılsonunda teminata ilişkin belgeler hakkında bilgi alacak ve aldığı bilgiler ışığında bu görevini yerine getirecektir. Banka teminat mektupları, müteahhit veya müşterinin sözleşme yapmaya yanaşmaması ya da sözleşmeden doğan yükümlülüklerini yerine getirmemesi gibi ilgili mevzuatında belirtilen hallerin muhasebe birimine bildirilmesinden sonra paraya çevrilecektir. Açıktır ki burada bildirim görevi teminat alınmasını gerektirecek işin ihalesini yapmış harcama birimine aittir. Teminat mektubunun ilgili olduğu işin takip süreci tamamıyla bu işin ihalesini yürütmüş harcama biriminin görevidir. Harcama birimi 4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu ve 4734 Sayılı Kamu İhale Kanunu’nun ilgili hükümleri ışığında muhasebe birimini bilgilendirmek zorundadır. Yapım işlerinde kesin hesap ve kesin kabul tutanağının onaylanmasından, diğer işlerde ise işin kabul tarihinden veya varsa garanti süresinin bitim tarihinden itibaren iki yıl içinde idarenin yazılı uyarısına rağmen talep edilmemesi nedeniyle iade edilemeyen kesin teminat mektupları hükümsüz kalacak ve bankasına iade edilecektir. Dolayısıyla harcama birimi ve teminat mektuplarının muhafazasından sorumlu muhasebe birimi arası koordine ve uyumlu çalışma, süresi geçmiş ve fonksiyonunu yitirmiş teminat mektuplarının gereksiz olarak mali hizmetler veznesinde tutulmasının önüne geçecektir. Aksi halde geçerlilik süresi dolmuş, teminat olma vasfını yitirmiş teminat mektupları mali hizmetler veznesinde gereksiz olarak saklanacak, bu durum ise mali tabloların gerçeği yansıtmasına engel olacaktır.

Mali hizmetler veznesinde teminat vasfını kaybetmiş, süresi geçmiş teminat mektuplarının gereksiz olarak bekletilmesini engellemek için ne gibi bir yol izleneceğine dair, Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’ne ek olarak 4735 Sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanununun 13 ve 14’üncü maddeleri ile Sosyal Güvenlik Kurumu Prim ve İdari Para Cezası Borçlarının Hakedişlerden Mahsubu, Ödenmesi ve İlişiksizlik Belgesinin

Aranması Hakkında Yönetmeliğin 7’inci maddesinin birinci ve ikinci fıkralarının da ayrıca analiz edilmesi gerekmektedir.

4735 Sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanununun “Kesin Teminat ve Ek Kesin Teminatların Geri Verilmesi” başlıklı 13’üncü maddesinde;

“Taahhüdün, sözleşme ve ihale dokümanı hükümlerine uygun olarak yerine getirildiği ve yüklenicinin bu işten dolayı idareye herhangi bir borcunun olmadığı tespit edildikten sonra alınmış olan kesin teminat ve varsa ek kesin teminatların; a- Yapım işlerinde; varsa eksik ve kusurların giderilerek geçici kabul tutanağının onaylanmasından sonra yarısı, Sosyal Sigortalar Kurumu’ndan ilişiksiz belgesi getirilmesi ve kesin kabul tutanağının onaylanmasından sonra kalanı,

b- Yapım işleri dışındaki işlerde Sosyal Sigortalar Kurumu’ndan ilişiksiz belgesinin getirildiği saptandıktan sonra; alınan mal veya yapılan iş için bir garanti süresi öngörülmesi halinde yarısı, garanti süresi dolduktan sonra kalanı, garanti süresi öngörülmeyen hallerde ise tamamı,

Yükleniciye iade edilir.

Yüklenicinin bu iş nedeniyle idareye ve Sosyal Sigortalar Kurumu’na olan borçları ile ücret ve ücret sayılan ödemelerden yapılan kanunî vergi kesintilerinin yapım işlerinde kesin kabul tarihine, diğer işlerde kabul tarihine veya varsa garanti süresinin bitimine kadar ödenmemesi halinde, protesto çekmeye ve hüküm almaya gerek kalmaksızın kesin teminatlar paraya çevrilerek borçlarına karşılık mahsup edilir, varsa kalanı yükleniciye geri verilir.

İşin konusunun piyasadan hazır halde alınıp satılan mal alımı olması halinde, Sosyal

Sigortalar Kurumu’ndan ilişiksiz belgesi getirilmesi şartı aranmaz.”

“İade Edilemeyen Teminatlar” başlıklı 14’ncü maddesinde ise;

“13. maddeye göre mahsup işlemi yapılmasına gerek bulunmayan hallerde; yapım işlerinde kesin hesap ve kesin kabul tutanağının onaylanmasından, diğer işlerde ise işin kabul tarihinden veya varsa garanti süresinin bitim tarihinden itibaren iki yıl içinde idarenin yazılı uyarısına rağmen talep edilmemesi nedeniyle iade edilemeyen kesin teminat mektupları hükümsüz kalır ve bankasına iade edilir. Teminat mektubu dışındaki teminatlar sürenin bitiminde Hazine’ye gelir kaydedilir.”

Hükümleri yer almaktadır. 

Söz konusu hükümlerden açıkça anlaşılacağı üzere idare yükleniciden taahhüdü karşılığı aldığı teminat mektuplarını, yüklenicinin taahhüdünü, sözleşme ve ihale dokümanı hükümlerine uygun olarak yerine getirmiş olması, yüklenicinin bu işten dolayı idareye herhangi bir borcunun olmaması ve de Sosyal Güvenlik Kurumuna karşı mali yükümlülüklerini yerine getirmiş olması şartları doğrultusunda peyderpey yada bir bütün olarak iade edecek veyahut aksi durumlarda teminatlarını paraya çevirerek borçlarına karşılık mahsup edecektir. Mahsup işlemi yapılmasına gerek bulunmayan hallerde; yapım işlerinde kesin hesap ve kesin kabul tutanağının onaylanmasından, diğer işlerde ise işin kabul tarihinden veya varsa garanti süresinin bitim tarihinden itibaren iki yıl içinde idarenin yazılı uyarısına rağmen talep edilmemesi nedeniyle iade edilemeyen kesin teminat mektupları hükümsüz kalacak ve bankasına iade edilecektir. Teminat mektubu dışındaki teminatlar sürenin bitiminde Hazine’ye gelir kaydedilecektir. Burada dikkat edilmesi gereken husus idarenin zararlarına karşılık mahsup ettiği kesin teminat tutarlarını kendi bütçesine gelir kaydetmesi gerekirken, teminat mektubu dışındaki teminatların iki yıllık süre sonunda hazineye gelir kaydedilmesi gerekliliğidir.

Sosyal Güvenlik Kurumu Prim ve İdari Para Cezası Borçlarının Hakedişlerden Mahsubu, Ödenmesi ve İlişiksizlik Belgesinin Aranması Hakkında Yönetmeliğin 7’nci maddesinin birinci ve ikinci fıkralarına göre; 

“İşveren tarafından, idareye ihale konusu işle ilgili olarak Kuruma borcunun bulunmadığına dair ilişiksizlik belgesi ibraz edilmedikçe işverene ait kesin teminat iade edilmez. 

İdareye ihale konusu işle ilgili olarak işveren tarafından, borcunun bulunmadığına dair ilişiksizlik belgesinin ibraz edilmemesi halinde, idare, kesin teminatın mevzuatına göre kısmen veya tamamen iadesi imkanının başladığı tarihten itibaren onbeş gün içinde durumu ilgili üniteye yazı ile bildirerek, işverenin Kuruma ihale konusu işin yapıldığı süreye ilişkin borcunun olup olmadığını sorar.” Denilmektedir.

Bu hüküm 4735 sayılı Kanun hükümleriyle birlikte değerlendirildiğinde, idare, Yüklenicilerin teminat mektuplarını talep etmemeleri halinde kesin teminatın mevzuatına göre kısmen veya tamamen iadesi imkânının başladığı tarihten itibaren on beş gün içinde Sosyal Güvenlik Kurumuna yüklenicinin borcunun olup olmadığını soracak, yüklenicinin borcu varsa teminat mektubunu nakde çevirip Sosyal Güvenlik Kurumu borcunu ödedikten sonra kalan miktarı yükleniciye iade edecektir. İdarenin, yüklenicinin borcu yoksa yükleniciyi teminat mektubunu alması konusunda yazılı olarak uyarması, buna rağmen yüklenici teminat mektubunu almıyorsa yapım işlerinde kesin hesap ve kesin kabul tutanağının onaylanmasından, diğer işlerde ise işin kabul tarihinden veya varsa garanti süresinin bitim tarihinden itibaren iki yıl süre geçmişse teminat mektubunu bankasına iade etmesi gerekmektedir.

Yenimahalle Belediyesinin 31.12.2013 tarihli mizanda; 910 Teminat Mektupları Hesabının borç kalanının 41.038.303,05 TL olduğu, süreli teminat mektuplarından 31.12.2013 tarihi itibariyle 1.329.556,48 TL tutarındaki teminat mektubunun ise süresinin geçmiş olmasına rağmen hala kasada bekletildiği tespit edilmiştir.